Documentation en ligne

Paramétrage avancé des workflows

Depuis l'écran d'accueil d'un workflow, il est possible de procéder à un paramétrage avancé de plusieurs éléments disponibles sur la droite de l'écran principal :

  • Fonctions
  • Options
  • Actions globales
  • Niveau de criticité
  • Champs de traitement

Fonctions

Par défaut, tous les workflows comportent deux fonctions :

  • Usager : désigne la personne qui remplit le formulaire
  • Destinataire : désigne la personne qui traite le formulaire

Il est possible, d'en définir de nouvelles  (« Élu », « Chef de service », « Superviseur »), afin de pouvoir les utiliser ensuite dans le workflow pour leur permettre de faire des choses différentes de celles que l'on permet à l'agent traitant.

Les actions de workflow peuvent faire référence, indifféremment, à des rôles ou à des fonctions. Il est toujours préférable d'utiliser les secondes, c'est le gage d'une plus grande généricité.

Après création, tous les formulaires associés au workflow afficheront cette nouvelle fonction : on la verra apparaître sur la page de définition d'un formulaire à côté de «Rôle de Utilisateur» et « Destinataire ». C'est à cet endroit qu'il est possible d'associer un rôle à la fonction nouvellement créée.

Dès sa création, la fonction se voit dotée d'un accès en lecture à toutes les étapes du traitement. Si bien qu'une personne pourvue d'un rôle associé à une fonction quelconque, aura l'accès en lecture à toute les étapes du traitement.

Exemple :

  1.  Je créé la fonction « Chef de service » dans le workflow « Signalement »
  2. Dans mon formulaire « Signalement espaces verts » (lié au workflow « Signalement »), j'associe la fonction « Chef de service » au rôle « Responsable espaces verts »
  3. Dans mon formulaire « Signalement voirie » (lié au workflow « Signalement »), j'associe la fonction « Chef de service » au rôle « Responsable voirie »
  4. Les personnes qui ont le rôle « Responsable voirie » ont accès en lecture à tous les signalements voirie. Les personnes qui ont le rôle « Responsable espaces verts »ont accès en lecture à tous les signalements espaces verts.
  5. Je peux réserver certaines actions à ces fonctions dans mon workflow (par exemple une validation ou un dispatch)

Options

Certains formulaires proches utilisent le même workflow mais on a pourtant besoin de faire varier quelques éléments pour chacun d'entre eux comme par exemple un prix ou un délai de traitement.

On va pouvoir définir ici une option sous la forme d'un champ en lui donnant un nom de variable de façon à pouvoir l'utiliser ultérieurement dans le workflow.

Une fois l'option créée,  tous les formulaires associés au workflow afficheront cette nouvelle option : on la verra apparaître sur la page de définition d'un formulaire quand on clique sur « Options ». Elle pourra donc être définie de façon différentiée pour chaque formulaire.

Actions globales

Par défaut, les actions définie dans un workflow sont toujours rattachées à une étape particulière du workflow. Or il peut être intéressant de créer des actions dites « globales » qui seront disponibles à chaque étape du workflow.

Exemple 1 : une action globale de retour au début du traitement réservée à une fonction « Testeur » permettra de tester indéfiniment son workflow avec la même demande (plutôt que de devoir en saisir une nouvelle à chaque test), quelle que soit l'étape dans laquelle elle se trouve.

Exemple 2 : une action globale de « remise d'avis » réservée à une fonction « superviseur » permettra d'ajouter un avis dans le journal de la demande, à n'importe quelle étape de son traitement.

Les actions globales peuvent être déclenchées manuellement (cas ci-dessus) ou automatiquement sur la base de conditions telles : n jours après création ou n jours après passage dans un statut spécifique. Ces déclenchements automatiques ne sont pas actionnées  pour les demandes positionnées dans un statut avec caractère "final".

Niveaux de criticité

L'utilisation des niveaux de criticité permet de différencier les demandes en fonction de leur urgence. À chaque niveau de criticité est associé une couleur. Cette couleur sera visible sous la forme d'un liseret en début de ligne dans le listing des demandes.

Le choix du nombre de niveaux, de leurs libellés et de leurs couleurs est libre.

Une action supplémentaire de workflow « Niveaux de criticité » devient disponible une fois que l'on a configuré la criticité.

Champs de traitement, données de traitement

Les champs de traitement sont des champs qui, une fois configurés, vont apparaître (libellé et valeur) dans l'interface de traitement d'une demande.

Les types de champs de traitement sont exactement les mêmes que les types de champs de formulaires, on peut tous les utiliser. Il suffit donc de choisir un libellé et un type de champ pour avoir créé un champ de traitement.

Une action supplémentaire de workflow « Données de traitement » devient disponible une fois que l'on a configuré au moins un champ de traitement.

Si un champ de traitement est configuré pour être optionnel (case « Obligatoire » non cochée), il ne sera affiché dans l'écran de traitement que s'il contient quelque chose. S'il est vide il ne sera pas affiché.

Dernière mise à jour le 28 février 2019 10:49 — Éditer