Envoyer un rappel par courriel la veille d'un rendez-vous

Lors d’une démarche, l’usager a pris rendez-vous avec la collectivité (utilisation de l’agenda). Vous souhaitez lui envoyer un courriel la veille de son rendez-vous pour le lui rappeler.

On y va

Téléchargez les objets nécessaires :

• Agenda : howto_02-rappel_agenda.json
• Formulaire : howto_02-rappel_formulaire.wcs
• Workflow : howto_02-rappel_workflow.wcs

État initial

L’usager prend un rendez-vous. Une fois le courriel de notification initiale envoyé, le workflow ne bouge pas jusqu’à la date du rendez-vous, date à laquelle il y a un saut automatique vers le statut « rendez-vous effectué ».

Modifications à apporter

1. Créez un nouveau statut « rappel du rendez-vous ».
2. Dans la liste des statuts possibles, intercalez ce statut entre « rendez-vous réservé » et « rendez-vous effectué »
3. Modifiez le saut automatique sur le statut « rendez-vous réservé » :
   • changez vers le statut « rappel du rendez-vous »
   • avec la condition suivante : form_var_event_datetime|age_in_days >= -1
   • indiquez une expiration de deux heures
4. Sur le statut « rappel du rendez-vous », ajoutez une action « courriel » :
   • vers l’usager
   • mettez en objet : « rappel de votre rendez-vous »
   • saisissez un message pour l’usager, par exemple : « Nous vous rappelons que vous avez rendez-vous le {{ form_var_event_datetime }} pour {{ form_name }}. »
5. Ajoutez un saut automatique depuis le statut « rappel du rendez-vous »
   • vers le statut « rendez-vous effectué »
   • avec la condition suivante : form_var_event_datetime|age_in_days <= 0
   • indiquez une expiration de deux heures
6. Testez !

Explications

La condition form_var_event_datetime|age_in_days >= -1 indique que le saut doit se faire un jour avant la date du rendez-vous «  form_var_event_datetime ». Pour envoyer deux jours avant, indiquez « -2 ».

Vous pouvez également utiliser le filtre |age_in_hours.

L’expiration de deux heures permet de vérifier la condition toutes les deux heures. Il est possible de modifier cette fréquence (30 minutes, 6 heures…).

Conclusion

Téléchargez le workflow modifié : howto_02-rappel_workflow_final.wcs

Vous pouvez retrouver la documentation complète de l'agenda ici et la documentation des filtres ici, notamment le calcul d'âge.