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Envoyer un rappel par courriel la veille d'un rendez-vous

Lors d’une démarche, l’usager a pris rendez-vous avec la collectivité (utilisation de l’agenda). Vous souhaitez lui envoyer un courriel la veille de son rendez-vous pour le lui rappeler.

Pour permettre une meilleure compréhension, le formulaire et le workflow ont été simplifiés et sont incomplets : le formulaire contient les informations minimales pour fonctionner, et le workflow ne gère pas le circuit complet (annulation, déplacement de rendez-vous, etc).

On y va

Téléchargez les objets nécessaires :

État initial

L’usager prend un rendez-vous. Une fois le courriel de notification initiale envoyé, le workflow ne bouge pas jusqu’à la date du rendez-vous, date à laquelle il y a un saut automatique vers le statut « rendez-vous effectué ».

visualisation du workflow initial

Modifications à apporter

  1. Créez un nouveau statut « rappel du rendez-vous ».
  2. Dans la liste des statuts possibles, intercalez ce statut entre « rendez-vous réservé » et « rendez-vous effectué »
  3. Modifiez le saut automatique sur le statut « rendez-vous réservé » :
    • changez vers le statut « rappel du rendez-vous »
    • avec la condition suivante : form_var_event_datetime|age_in_days >= -1
    • indiquez une expiration de deux heures
  4. Sur le statut « rappel du rendez-vous », ajoutez une action « courriel » :
    • vers l’usager
    • mettez en objet : « rappel de votre rendez-vous »
    • saisissez un message pour l’usager, par exemple : « Nous vous rappelons que vous avez rendez-vous le {{ form_var_event_datetime }} pour {{ form_name }}. »
  5. Ajoutez un saut automatique depuis le statut « rappel du rendez-vous »
    • vers le statut « rendez-vous effectué »
    • avec la condition suivante : form_var_event_datetime|age_in_days <= 0
    • indiquez une expiration de deux heures
  6. Testez !

Explications

La condition form_var_event_datetime|age_in_days >= -1 indique que le saut doit se faire un jour avant la date du rendez-vous «  form_var_event_datetime ». Pour envoyer deux jours avant, indiquez « -2 ».

Vous pouvez également utiliser le filtre |age_in_hours.

L’expiration de deux heures permet de vérifier la condition toutes les deux heures. Il est possible de modifier cette fréquence (30 minutes, 6 heures…).

Conclusion

Téléchargez le workflow modifié : howto_02-rappel_workflow_final.wcs

Vous pouvez retrouver la documentation complète de l'agenda ici et la documentation des filtres ici, notamment le calcul d'âge.

Dernière mise à jour le 20 août 2019 16:06 — Éditer