Glossaire

Action (au sein d'un workflow) : élément attaché à un statut de workflow, qui permet d'enclencher un évènement manuellement (déclenchement par un agent via un bouton) ou automatiquement.

Action globale (au sein d'un workflow) : action qui, au lieu d'être attaché à un statut particulier, est réalisable depuis tous les statuts d'un workflow.

Agent : personne disposant d'un compte utilisateur et d'un rôle lui permettant d'accéder au portail agents de Publik ; en fonction du ou des rôles attribués au compte, l'agent pourra avoir accès aux écrants de traitement, création de démarches, paramétrage, ...

Administrateur fonctionnel : agent de la collectivité chargé du paramétrage fonctionnel de la plate-forme i.e. création et entretien des formulaires et workflows, administration des utilisateurs (création, attribution des rôles), mise en page des pages du portail usager (front-office) et du portail agents (back-office).

Agent d'accueil : agent chargé de la réception des demandes des usagers au guichet et/ou téléphone. Il a pour rôle de transformer la requête de l'usager en une demande formalisée (i.e. saisie dans un formulaire) qui sera alors transmise à un agent instructeur; les rôles d'agent d'accueil et agent instructeur peuvent être cumulés.

Agent instructeur : l'agent instructeur ou agent traitant ou gestionnaire des demandes, a pour mission de traiter les demandes d'usagers, saisies au sein d'un ou plusieurs formulaire(s) en ligne dont il a la charge.

Brouillon : démarche démarrée par un usager mais qui n'a pas été validée. Un brouillon est accessible avec le code de suivi si celui-ci est activé sur le formulaire et grâce à la cellule combo "Brouillons en cours". Il est également créé automatiquement pour les usagers qui effectue leur demande avec un compte. La durée de conservation du brouillon peut être paramétrée de 2 à 100 jours.

Catégorie (de formulaires) : unité de regroupement (pour affichage) des formulaires en front-office et en back-office.

Champ de formulaire : élément permettant pour l'usager de saisir ou d'accéder à une information. Un formulaire est composé de 1 à n champs.

Champ de traitement (au sein d'un workflow) : élément défini au sein d'un workflow et dont la ou les valeurs sont stockée(s) en cours de traitement.

Demande : informations saisies par un usager, dans un formulaire, pour adresser une requête à la collectivité. La demande est alors traitée par la collectivité. Il y a donc n demandes associées à une démarche.

Démarche : ensemble constitué d'un formulaire et d'un workflow associé.

Fonction (au sein d'un workflow) : élément défini au sein du workflow qui permet d'établir une responsabilité dans le traitement, par exemple « Destinataire » ou « Valideur ». Cette responsabilité est associée, dans le formulaire, à un rôle.

Formulaire : canevas construit par la collectivité pour permettre aux usagers de saisir leurs demandes (dans la terminologie Publik, le formulaire est donc le contenant des demandes, il peut y avoir un grand nombre de demandes par formulaire).

Portail agents : pages accessibles uniquement aux agents, le portail agents présente une page d'accueil, configurable, et l'accès à divers éléments. Les éléments varient en fonctions des rôles attribués à l'agent, le terme de back-office est un synonyme de « Portail agents » .

Portail usagers : pages web exposant le tableau de bord de l'usager, son profil, ses demandes en cours, ses brouillons.... ainsi que l'ensemble des démarches disponibles. Le terme de front-office est un synonyme de « Portail usager » ; en fonction du paramétrage, certaines pages ou démarches peuvent être accessibles uniquement après identification.

Rôle : associer un compte utilisateur à un rôle permet de lui donnet des droits sur la plate-forme. Ces permissions peuvent être techniques (droit de fabriuer des démarches) ou métier (droit de traitement d'une ou plusieurs démarchess). Les rôles peuvent être attribués aussi bien aux agents qu'aux citoyens.

Rôles internes : rôles existant dans chaque instance Publik, ils donnent des droits d'administration pour les différentes briques de Publik.

Statut (au sein d'un workflow) : étape par laquelle transite les demandes, un workflow est composé de 1 à n statuts.

Usager : personne ayant complété un formulaire en ligne et/ou disposant d'un compte Publik ; en général, l'usager se crée lui-même son compte.

Variable : référence de la valeur saisie dans un champ de formulaire afin de pouvoir l'utiliser par ailleurs (intégration dans un courriel ou document, intégration dans une condition d'affichage de page, transmission vers un logiciel tiers via webservice, ...)

Workflow (ou circuit de traitement) : succession de statuts modélisant le processus de traitement d'une demande, un formulaire ne débouche que sur un seul workflow mais un workflow peut être utilisés par plusieurs formulaires.