Documentation en ligne

Importer et exporter les démarches

Exporter une démarche

Les formulaires et les workflows sont des fichiers XML, on peut les récupérer (exporter) depuis la plate-forme et obtenir un fichier dont l'extension sera .wcs et qui est un fichier XML.

L'export se fait depuis la page d'accueil du formulaire/workflow, grâce à un lien « Export » dans la colonne de droite.

Les formulaires et workflows sont des fichiers xml dont l'extension est .wcs

Importer une nouvelle démarche

Une fois récupéré (par exemple sur une plate-forme de test), le fichier .wcs peut être importé sur une autre plate-forme (par exemple une plate-forme de production).

L'import se fait depuis la liste des formulaires/workflows, grâce à un lien « Import » dans la colonne de droite.

Quand on utilise une plate-forme de test et une plate-forme de production, il faut réellement prendre garde à ne pas faire des modifications indifféremment des deux côtés car on se retrouve rapidement perdu. La discipline à favoriser consiste, même pour les modifications mineures, à les faire d'abord sur la plate-forme de test avant d'exporter/importer le formulaire/workflow depuis la plate-forme de test vers la plate-forme de production.

Bonnes pratiques

Afin de faire les choses dans le bon ordre, il convient de respecter quelques règles quand on importe une démarche :

  • Si on souhaite pouvoir utiliser les rôles qui sont présents dans le workflow ou le formulaire, il faut, avant l'import de ces derniers, s'assurer que les rôles en question sont présents sur la plate-forme de destination, les recréer sinon.
  • Quand on souhaite importer une démarche complète (formulaire + workflow), il est préférable de commencer par le workflow. Si on commence par le formulaire, ce dernier ne sera pas associé au bon workflow lors de son import, il faudra refaire l'association manuellement après import du workflow.
  • Par défaut, le formulaire est désactivé lors de son import, il faut penser à l'activer
  • Si des « sources de données » sont mentionnées dans le formulaire / workflow et ne sont pas présentes sur la plate-forme de destination, l'import échouera. Il faut alors, au choix, supprimer ces sources de données en éditant le fichier .wcs, ou recréer les sources de données sur la plate-forme de destination.

Remplacer une démarche existante

Souvent, on souhaite utiliser l'import pour remplacer une démarche existante. Or ça ne va pas fonctionner. Si on se contente d'importer un nouveau formulaire, identique à celui existant sur une plate-forme, il sera créé à côté du formulaire existant mais ne viendra pas prendre sa place.

Pour remplacer le formulaire existant, il faut utiliser (dans la colonne de droite depuis la page d'accueil du formulaire en backoffice) le lien « Écraser avec un nouvel import ». Le nouveau formulaire viendra bien alors prendre la place de l'ancien, et sera associé aux données déjà existantes.

Attention, si vous avez supprimé des champs dans le nouveau formulaire avec lequel vous écrasez l'ancien, le contenu de ces champs n'apparaîtra plus dans le listing des demandes.

Catalogue des démarches

Pour mutualiser les démarches entre collectivités, le catalogue permet de tester des formulaires et des workflows mais aussi de récupérer une URL permettant de les importer sur ça propre plate-forme.

Il est possible, très simplement, de copier l'URL d'un formulaire/workflow sur le catalogue - en cliquant sur « Télécharger »  pour les formulaires - et de la coller dans la zone prévue à cet effet quand on a cliqué sur « Import » dans l'outil de formulaires/workflows. L'import est immédiatement effectif et vous pouvez ensuite personnaliser le formulaire/workflow importé.

De la même façon, vous pouvez alimenter le catalogue pour y partager les formulaires/workflows que vous avez réalisés.

Dernière mise à jour le 16 février 2021 07:41 — Éditer