Prise de rendez-vous backoffice

La prise de rendez-vous backoffice permet à un agent de prendre un rendez-vous directement depuis la vue calendaire de l'agenda.

Configurer la prise de rendez-vous backoffice côté agenda

⚙️ Accès dans le BO :
Agendas > 👉 un agenda de type Rendez-vous > Paramétrage > Prise de rendez-vous backoffice

Dans le paramétrage d'un agenda de type Rendez-vous, onglet Prise de rendez-vous backoffice, après avoir coché la case Activer la prise de rendez-vous backoffice, il faut remplir a minima deux champs :

• Identifiant du formulaire de réservation.
• Identifiant du champ créneau : si l’identifiant est « form_var_creneau », la valeur ici doit être « creneau ».

Deux autres champs peuvent être renseignés s'ils existent dans votre formulaire :

• Identifiant du champ type de rendez-vous : si le formulaire permet la sélection du type de rendez-vous et que l’identifiant est « form_var_meeting_type », la valeur ici doit être « meeting_type ».
• Identifiant du champ agenda : si le formulaire permet la sélection de l’agenda et que l’identifiant est « form_var_agenda », la valeur ici doit être « agenda ».

Configurer la prise de rendez-vous backoffice côté studio (w.c.s.)

La pré-réservation d'un rendez-vous est un pré-requis à la prise de rendez-vous en backoffice. La première étape est donc de paramétrer la pré-réservation en suivant le tuto suivant 👉 : Paramétrage (exemple pour les rendez-vous).

Si vos formulaires et workflows permettent déjà la pré-réservation temporaire, il vous faut :

• adapter l'appel de webservice existant (dans Studio / Appels de webservices / Nouvel appel webservice) qui utilise la méthode POST (JSON) avec la même URL que le webservice de réservation  dans le workflow. Dans les « Données à envoyer dans le corps de la requête » indiquez « lock_code » comme variable avec le gabarit {% firstof form_submission_context_lock_code session_hash_id %}.
• mettre à jour le workflow pour permettre la pré-réservation. Dans l'action Webservice de réservation, il faut modifier le paramètre à envoyer dans le corps de la requête :
  lock_code : {% firstof form_submission_context_lock_code session_hash_id %}

Prendre rendez-vous depuis la vue calendaire

⚙️ Accès dans le BO :
Agendas > 👉 un agenda de type Rendez-vous

Dans la vue calendaire d'un agenda de type Rendez-vous (jour ou semaine), l'agent peut déplacer son curseur et cliquer sur un créneau horaire disponible. Cela déclenche l'ouverture d'une pop-up avec le créneau et s'ils sont renseignés dans le paramétrage, le type de rendez-vous et l'agenda. Ces éléments sont préremplis (et reste modifiables).
L'agent clique sur le bouton Allez au formulaire de réservation, et si le créneau est toujours disponible, celui-ci est automatiquement pré-réservé, le temps que l'agent remplisse le formulaire habituel en saisie backoffice.

Depuis un smartphone, une tablette ou un ordinateur manipulé via un écran tactile, le comportement est différent. La prise de rendez-vous est possible depuis un bouton Ajouter une réservation affiché sur la vue calendaire. En cliquant sur ce bouton, une pop-up s'ouvre avec le premier créneau horaire disponible déjà prérempli.