Agendas

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Agendas

Cette page est le point d'entrée pour administrer l'ensemble des agendas d'une instance. Elle permet notamment : 

• de créer et d'organiser les agendas (nouvel agenda, catégories) ;
• d'accéder à des paramètres transverses (calendrier d'exceptions, ressources partagées, rapports).

À quoi servent les agendas ?

Les agendas permettent de mettre en place :

• l'inscription à des évènements ;
• la prise de rendez-vous ;
• des agendas virtuels, qui agrègent plusieurs agendas de type Rendez-vous ;
• la réservation de plages libres.

Les réservations, inscriptions et annulations associées aux agendas sont ensuite pilotées via les formulaires et les workflows.

1. Créer un nouvel agenda

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Agendas > Nouvel agenda

La première étape consiste à créer un agenda, en définissant :

• un libellé explicite, destiné aux agents ;
• un type d’agenda, qui détermine son fonctionnement :
  • Évènements (exemple « Stages d’été ») ;
  • Rendez-vous (exemple « Rencontre avec Madame la Maire ») ;
  • Virtuel, permettant d’agréger plusieurs agendas de rendez-vous ;
  • Plages libres (exemple « Réservation de salle »).
• les rôles autorisés à administrer, éditer et visualiser l’agenda.

Le type d’agenda choisi conditionne les options de configuration disponibles ainsi que les fonctionnalités proposées aux agents et aux usagers.

2. Utiliser les agendas dans les formulaires

Une fois créés, les agendas deviennent disponibles comme sources de données dans les champs de type liste des formulaires. Toutefois, il existe un délai de propagation pouvant aller jusqu’à une heure avant que ces sources de données apparaissent quand on configure un champ de type Liste.
Pour rendre les agendas disponibles immédiatement, il est possible de forcer cette propagation dans Studio > Sources de données > Actualiser les agendas.