Mettre en place la création d'une demande avec préremplissage des données et des pièces justificatives

Nous allons voir comment utiliser l'action du workflow Création d'une demande.

Tout d'abord, voyons à quoi cela peut servir. Il existe plusieurs cas d'usage, notamment concernant des demandes qui sont à renouveler régulièrement (chaque année, à chaque vacances ou à la fin d'une période déterminée), par exemple :

• Association : demande de subvention ;
• Commerce : demande d'occupation temporaire du domaine public ;
• Famille : inscription à la restauration scolaire, au centre aéré, à des activités, etc. ;
• Stationnement : achat d'un abonnement.

Objectif pour l'usager : lui rendre la démarche la plus simple et rapide à remplir. Prenons l'exemple de la demande de subvention annuelle. Il s'agit bien souvent d'une demande contenant de nombreuses informations à remplir et plusieurs pièces justificatives.
Imaginez que l'usager ayant effectué une demande l'année dernière soit informé par courrier électronique de l'ouverture de la nouvelle campagne de demande de subvention. Il clique sur un lien qui le renvoie vers le nouveau formulaire dont les informations et pièces justificatives sont déjà préremplies avec les informations saisies l'année précédente et qui sont toujours valables. Il ne lui reste plus qu'à vérifier les informations, les compléter et valider sa demande.

Téléchargez les objets nécessaires :

• Formulaire : form-demande-de-subvention.wcs
• Workflow : workflow-tuto-creation-d-une-demande.wcs

État initial

Le formulaire et le workflow ont été simplifiés au maximum afin de permettre une meilleure compréhension.

Modifications à apporter au workflow

1. Ajoutez un nouveau statut Renouveler votre demande, que vous placez après le statut Accepté.
2. Dans le statut Renouveler votre demande, ajoutez une nouvelle action Création d'une demande, dans le menu déroulant Agir sur une demande ou une fiche.
3. Cliquez sur Création d'une demande (non configurée) pour configurer l'action en question.
   • dans l'onglet Général : cochez la case Créer en tant que brouillon ;
   • sélectionnez Demande de subvention dans le menu déroulant Formulaire ;
   • dans l'onglet Avancé : cliquez sur Garder l'utilisateur actuel pour Utilisateur associé à la demande ;
   • cochez la case Conserver les infos de soumission ;
   • indiquez renouvellement dans le champ Identifiant ;
   • validez ;
   • 
   • dans l'onglet Avancé : cochez la case Correspondance automatique des champs par leurs identifiants ;
   • cliquez sur le bouton Valider.

Remettre à zéro un champ est utile notamment quand on demande des pièces justificatives qui ne sont plus valables d'une demande à l'autre. Dans notre exemple de demande de subvention annuelle, le compte-rendu de la dernière assemblée générale doit être à nouveau renseigné par l'usager.

Préremplir avec une autre donnée est utile notamment quand on anticipe la réponse de l'usager. Dans notre exemple, il est demandé à l'usager s'il s'agit d'une première demande. De fait, la réponse sera non puisqu'il s'agit d'une ressoumission d'une demande précédente.

1. Cliquez sur Création d'une demande (Demande de subvention) pour configurer l'action en question. Dans les Correspondances vers les champs de la nouvelle demande :
   • sélectionnez le champ S'agit-il d'une première demande ? et dans le champ Expression écrivez non, en conservant le format Texte ;
   • cliquez sur le bouton Ajouter une ligne ;
   • sélectionnez le champ Nombre de bénévoles et laissez le champ Expression vide, cela supprimera le contenu du champ  ;
   • cliquez sur le bouton Ajouter une ligne ;
   • sélectionnez le champ Compte-rendu de la dernière assemblée générale et laissez le champ Expression vide, cela supprimera le fichier ;
   • cliquez sur le bouton Valider.
2. Ajoutez une nouvelle action Message dans l'historique, dans le menu déroulant Échanger.
   • écrivez un message qui sera affiché à l'usager et ajoutez un lien vers la nouvelle demande du type :

     <a class="icon-management pk-button" href="">{{ form_name }} dès maintenant</a>

3. Testez !

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