Atelier Organisation

D'expérience, trois services de la collectivité (correspondant alors à des catégories) peuvent être traités sur une demi journée.

Participants

Idéalement deux représentant par service/catégorie concernés afin d'avoir le retour d'agents qui vont vraiment traiter les demandes et d'agents qui ont une vision plus globale de la démarche dans son ensemble (formulaire saisi, traitement complet).
L'encadrement de ce type d'atelier sera assuré, conjointement avec Entr'ouvert, par les membres du projet de la collectivité et qui seront, à terme, les référents internes pour la dématérialisation des démarches.

Déroulé

• Présentation générale des objectifs de la Gestion de la Relation Usager (GRU ou GRC, Gestion de la Relation Citoyen)

• Présentation générale des objectifs de la journée (récolter les besoins, faire évoluer l'interface de traitement le plus tôt possible en adéquation avec ces besoins, impliquer les agents dans le projet, leur faire découvrir leur futur outil de travail)

• Présentation sommaire de l'interface de traitement

• Complétion d'un formulaire par les encadrants sur le vidéoprojecteur

• Complétion par chacun des participants d'un formulaires qui l'intéresse

• Quand il y a assez de formulaires remplis, on passe au traitemen

Production

• Toutes les remarques sont notées dans un pad préalablement préparé (avec le nom et les URL de chaque formulaire et workflow concerné).
• Les encadrants répondent aux questions des participants, modifient en direct le formulaire quand cela est possible et surtout complétent le pad
• Le contenu du pad est copié en fin de journée dans le wiki du projet pour éviter de perdre des données