Générer un document et l’envoyer par courriel

Vous souhaitez générer un document à partir des informations saisies par l’usager lors d’une démarche et envoyer ce document par courriel.

Téléchargez les objets nécessaires :

• Modèle de document : howto_03-generation-document_modele.odt
• Formulaire : howto_03-generation-de-document_formulaire.wcs
• Workflow : howto_03-generation-document_workflow.wcs

État initial

L’usager fait sa démarche. Le destinataire doit valider l’état avant de passer au statut suivant.  Aucun document n’est généré.

Modifications à apporter

1. Ajoutez une action « création de document » dans le statut « génération document »
2. Paramétrez cette action :
   • dans le modèle, importez le fichier modèle howto_03-generation-document_modele.odt
   • cochez « Convertir le fichier généré en PDF » : cela génèrera un pdf automatiquement à partir de l’odt. Si cette case n’est pas cochée, le fichier reste en odt. Cela peut être utile si l’usager doit le compléter par la suite.
   • Cochez « Inclure le document généré dans l'historique du formulaire » pour que le fichier soit visible dans le suivi de la démarche
   • Indiquez un identifiant, par exemple « document_genere »
   • Choisissez la méthode non-interactive
   • Indiquez un nom pour le fichier généré, par exemple « fichier_{{form_number}}.pdf »
   • Validez
3. Testez !

Explications

La génération du document a remplacé les champs personnalisés par la saisie de l’usager. Les champs « simples » ({{form_var_nom}}, {{form_var_prenom}}, …) ont été remplacés.

Pour la section « cadre de la déclaration », on a utilisé des conditions django :

{% if "Impôts sur le revenu" in form_var_impaye %}X{% endif %}

form_var_impaye est l’identifiant du champ de formulaire. Ce champ proposant une sélection multiple, la condition pour vérifier la présence d’une valeur est valeur in form_var_champ (voir la documentation sur les listes à choix multiples).

On indique ici : « si cette valeur est sélectionnée, affiche un X ».

A votre tour

1. Reprenez le modèle de document et ajoutez les champs personnalisés correspondant au courriel, au téléphone et à la date (tout en bas)
2. dans l’action « création de document », changez le fichier modèle par celui modifié. Attention ! Décochez bien la case « Garder le fichier actuel »
3. Validez
4. Testez !

Aller plus loin : envoyer le document généré par courriel

1. Créez une donnée de traitement 
   • de type fichier
   • appelez-la « Déclaration de phobie administrative »
   • donnez-lui un identifiant, par exemple « declaration »
2. Allez dans l’action de création de document :
   • Un nouveau champ est apparu : « Enregistrer dans les données de traitement ». Sélectionnez « Déclaration de phobie administrative »
   • Validez
3. Dans le statut « génération de document », ajoutez une action « courriel » :
   • Assurez-vous que l’action est bien positionnée après la création de document
   • A : sélectionnez « usager »
   • Sujet : indiquez le sujet du courriel, par exemple « Votre déclaratation a été acceptée »
   • Corps : indiquez le corps du message, par exemple : 
     Bonjour,
     Votre déclaration a été acceptée. Veuillez la trouver ci-joint.
     Cordialement,
   • Fichier attaché : choisissez la donnée de traitement créée, par exemple « déclaration de phobie administrative »
   • Validez
4. Testez !

Conclusion

Téléchargez le modèle de document final : howto_03-generation-document_modele_final.odt

Téléchargez le workflow final : howto_03-generation-document_workflow_final.wcs

Vous pouvez retrouver la documentation complète ici : Création de document, Utiliser les conditions, les données de traitement.