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Créer un modèle de fiches

Les données sont stockées sous forme de « fiches ». La première chose à faire pour pouvoir stocker des données est donc de créer un modèle de fiche via l'entrée « Modèle de fiche » du menu latéral. Le modèle de fiche c'est un peu l'équivalent d'une table dans une base de donnée. La conception d'un modèle de fiche s'apparente à la conception d'un formulaire avec une interface très similaire. Sur le modèle de fiche, il faut affecter des rôles permettant :
  • de voir les fiches enregistrées (Visualisation)
  • d'enregistrer une nouvelle fiche (Création)
  • de modifier une fiche existante (Édition)
Il faut également associer la fiche à un workflow de fiche.

Créer les fiches manuellement

Lorsque l'on possède, pour un modèle de fiche donné, le rôle permettant de saisir des enregistrements (rôle de création de fiches), on dispose d'une entrée « Fiches » dans le menu latéral, elle permet de sélectionner le modèle de fiche concerné et de saisir les fiches une à une.
Une fois saisies, les fiches sont présentées sous forme de listing, comme les demandes. Un clic sur une ligne affiche la fiche concernée et permet de travailler dessus via une interface qui dépend du workflow associé au modèle de fiche.

Créer les fiches avec un fichier CSV

Pour gagner du temps, il sera fréquemment utile de créer un grand nombre de fiches automatiquement en important un fichier CSV (encodé en UTF-8 pour éviter les problèmes sur les caractères accentués). Un lien permettant cet import est proposé dans la barre de droite de l'écran de saisie des fiches.
Les colonnes de ce fichier CSV devront être calquées sur les champs de la fiche. Un fichier CSV d'exemple est proposé après avoir cliqué sur import CSV. Il faut respecter scrupuleusement sa structure.

Créer les fiches à partir d'un formulaire ou d'une autre fiche

Il est souvent utile de permettre la création de fiches depuis un formulaire ou une autre fiche. On souhaitera par exemple, qu'une fiche concernant une association puisse être créée à partir d'un formulaire « Déclaration d'une association ».
Cela est possible grâce à l'action de workflow « Création d'une fiche ». Cette action permettra de créer une nouvelle fiche dans un modèle de fiche donné, et de stocker dedans les informations issues d'un formulaire.

Workflow lié à un modèle de fiche

Un modèle de fiche est associé à un workflow, comme un formulaire, et ce workflow peut être modifié. Le workflow par défaut permet de facilement enregistrer une fiche en offrant dans l'interface de traitement des boutons pour modifier et supprimer une fiche. C'est une bonne idée de partir de ce workflow simple offrant des fonctionnalités de base, pour en construire éventuellement de plus élaborés ensuite.

Il est très souvent utile d'ajouter à son workflow une action globale de suppression : elle permettra typiquement d'effacer l'ensemble des fiches après les avoir sélectionnées, pour procéder à un nouvel import sur un modèle vierge.

Un workflow peut-être indifféremment associé à un modèle de fiche ou à un formulaire.

Dernière mise à jour le 2 mars 2021 17:15 — Éditer