Stocker l'information (modèles de fiches)
Créer un modèle de fiches
Les données sont stockées sous forme de « fiches ». La première chose à faire pour pouvoir stocker des données est donc de créer un modèle de fiche via l'entrée « Modèle de fiche » du menu latéral. Le modèle de fiche c'est un peu l'équivalent d'une table dans une base de donnée. La conception d'un modèle de fiche s'apparente à la conception d'un formulaire avec une interface très similaire. Sur le modèle de fiche, il faut affecter des rôles permettant :
- de voir les fiches enregistrées (Visualisation)
- d'enregistrer une nouvelle fiche (Création)
- de modifier une fiche existante (Édition)
Il faut également associer la fiche à un workflow de fiche exactement comme on le fait pour les formulaires.
Le modèle permet également de définir si les fiches qu'il contient peuvent être liées à des usagers. À terme la liaison avec l’usager sera configurée pour être, au choix, obligatoire ou optionnelle. Pour l’instant seule la partie optionnelle a été développée. La sélection d’un usager via la barre latérale est donc possible pour les fiches, comme pour les demandes saisies en backoffice, si « Optionnel » a été choisi.
Il convient également de définir quels sont les rôles qui vont être autorisés à manipuler (ajouter, voir, éditer) les fiches. Si vous ne disposez pas du rôle permettant de créer les fiches vous ne pourrez pas en ajouter.
Créer les fiches manuellement
Lorsque l'on possède, pour un modèle de fiche donné, le rôle permettant de saisir des enregistrements (rôle de création de fiches), on dispose d'une entrée « Fiches » dans le menu latéral, elle permet de sélectionner le modèle de fiche concerné et de saisir les fiches une à une.
Une fois saisies, les fiches sont présentées sous forme de listing, comme les demandes. Un clic sur une ligne affiche la fiche concernée et permet de travailler dessus via une interface qui dépend du workflow associé au modèle de fiche.
Créer les fiches en important un fichier CSV ou JSON
Pour gagner du temps, il sera fréquemment utile de créer un grand nombre de fiches automatiquement en important un fichier CSV (encodé en UTF-8 pour éviter les problèmes sur les caractères accentués) ou JSON. Un lien permettant cet import est proposé dans la barre de droite de l'écran de saisie des fiches.
Import CSV
Les colonnes de ce fichier CSV devront être calquées sur les champs de la fiche. Un fichier CSV d'exemple est proposé après avoir cliqué sur import CSV. Il faut respecter scrupuleusement sa structure.
Pour faire un import CSV sur un modèle contenant un type de champ « Liste à choix multiples », il faut utiliser les identifiants (et non pas les libellés) des différents items, séparés par le symbole |.
Pour une liste définie manuellement il n'y a pas de différence entre identifiants et libellés. Pour les autres, vous aurez les identifiants dans l'inspect d'une demande (pour laquelle toutes les cases de la liste ont été cochées) dans la variable form_var_MA-LISTE_raw.
Import JSON
Pour connaître précisément le format JSON attendu pour tel ou tel modèle de fiche, le plus simple est de procéder à un export JSON (en ayant pris le soin d'afficher toutes les colonnes nécessaires) depuis la liste des fiches.
À noter que le format JSON permet d'inclure des fichiers ce qui est impossible avec le CSV, il est donc le seul utilisable avec des modèles de fiche dans les quels des fichiers sont obligatoires.
Une fois que des fiches ont été créés, il est fréquent de vouloir les afficher.
Créer les fiches à partir d'un formulaire ou d'une autre fiche
Il est souvent utile de permettre la création de fiches depuis un formulaire ou une autre fiche. On souhaitera par exemple, qu'une fiche concernant une association puisse être créée à partir d'un formulaire « Déclaration d'une association ».
Cela est possible grâce à l'action de workflow « Création d'une fiche ». Cette action permettra de créer une nouvelle fiche dans un modèle de fiche donné, et de stocker dedans les informations issues d'un formulaire.
Workflow lié à un modèle de fiche
Un modèle de fiche est associé à un workflow, comme un formulaire, et ce workflow peut être modifié. Le workflow par défaut permet de facilement enregistrer une fiche en offrant dans l'interface de traitement des boutons pour modifier et supprimer une fiche. C'est une bonne idée de partir de ce workflow simple offrant des fonctionnalités de base, pour en construire éventuellement de plus élaborés ensuite.
Il est très souvent utile d'ajouter à son workflow une action globale de suppression : elle permettra typiquement d'effacer l'ensemble des fiches après les avoir sélectionnées, pour procéder à un nouvel import sur un modèle vierge.
Un workflow peut être indifféremment associé à un modèle de fiche ou à un formulaire.