Documentation en ligne

Agendas : Événements, rendez-vous et ressources

La gestion d'agendas est utilisée pour gérer la prise de rendez-vous, l'inscription à des événements ou la gestion de ressources (salles, véhicules, matériel...). Le paramétrage des agendas est accessible depuis l'entrée de menu « Agendas », les réservations et leur gestion s'organisent via les formulaires et les workflows.

Il s'agit d'abord de créer le ou les agendas souhaités, en leur donnant un libellé et en précisant s'il s'agit d'un agenda pour des événements (par exemple « Stages d'été ») ou pour des rendez-vous (par exemple « Rencontre avec Madame la Maire ») ainsi que les rôles d'édition et de visualisation de l'agenda (par défaut tous les agents ayant accès au paramétrage des agendas ont accès à l'ensemble des agendas).

Mise en place de rappels automatiques

Chaque agenda, de type événement ou rendez-vous, permet de configurer des rappels par mail ou SMS dans son interface de paramétrage.

Pour que ces rappels soient effectifs, l'appel webservice de réservation de l'événement ou du créneau, doit contenir les paramètre user_email et/ou user_phone_number contenant respectivement le courriel / le numéro de mobile de l'usager, ainsi que form_url contenant l'URL de la demande (typiquement {{ form_url }}).

Délais d'enregistrement

Il est possible dans les options d'un agenda de définir un nombre de jours minimal (borne incluse) et un nombre de jours maximal (borne exclue), pour encadrer la période de réservation, pour, par exemple, ne plus permettre de s'inscrire trois jours avant l'événement ou ne pas permettre de poser un rendez-vous plus de six mois à l'avance. Il faut entendre ces journées en termes calendaires (de 00h00 à 23h59).

Si on règle le délai de réservation minimal à 1 jour, un créneau disponible le lendemain (J+1) peut être réservé. Si on règle ce délai à 2 jours, seuls les créneaux disponibles à J+2 et au-delà peuvent être réservés.

  • Un délai minimal réglé à 0 permet une réservation dès le jour même pour les rendez-vous ou évènements à une heure ultérieure à la consultation
  • Un délai minimal réglé à 1 interdit les réservations sur le jour même et permet une réservation le lendemain pour tous les rendez-vous ou évènements entre 00h00 et 23h59
  • ...

Si on règle le délai de réservation maximal à 7 jours, un créneau paramétré une semaine plus tard (J+7) ne peut pas être réservé, il ne le sera qu'à partir du lendemain à 00h00.

Dernière mise à jour le 24 août 2021 14:09 — Éditer