Gérer un workflow

La page d'accueil d'un workflow offre la liste de ses :

• statuts

• fonctions

• variables (options)

• actions globales

• niveaux de criticité

• données de traitement

Et en bas de page, un schéma dynamique donne un aperçu du circuit de traitement. Il est cliquable et peut être utilisé en plein écran pour plus de clarté.

La liste des formulaires associés au workflow figure sous le schéma. Un clic sur un formulaire vous amène sur la page d'accueil du formulaire.

Les caractéristiques du workflow

L'administrateur fonctionnel a la possibilité de doter le workflow de :

• Statuts possibles : La progression d'une demande au sein d'un workflow se traduit par un cheminement d'un statut vers un autre, jusqu'à ce que la demande aboutisse à un statut final. La succession des statuts ajoutés à un workflow est listée verticalement dans cette section. L'ajout d'un statut depuis la barre latérale se traduit par son ajout dans la liste des « Statuts possibles ».

  Les statuts qui ne sont pas visibles par le citoyens sont affichés « grisés » pour les distinguer des statuts visibles. Les icônes à droite des noms de statuts permettent de distinguer les statuts de transition, les statuts finaux, et les statuts d’action ou d’attente.

  Le passage d'un statut à un autre est tributaire de la réalisation d'actions que l'administrateur fonctionnel doit affecter à chaque statut pour déterminer les conditions de progression d'une future demande.

  En cliquant sur l'un des statuts, l'administrateur fonctionnel accède à la page d'édition d'un statut.
  

• Fonctions dans ce workflow : pour chaque workflow, il existe une fonction par défaut : « Destinataire » qui désigne l'agent traitant. Mais il est possible d'en créer d'autres et l'on pourra alors attribuer les actions du workflow à ces fonctions. On retrouve lesdites fonctions sur les pages d'accueil de chaque formulaire rattaché au workflow. C'est sur chaque formulaire que l'on fera la liaison entre une fonction et un rôle.

• Variables du workflow : il est possible d'utiliser des variables spécifiques au workflow. Les variables créées ici vont engendrer l'apparition dans le bloc « workflow » de chaque formulaire relié à ce workflow d'un lien « Options » dans lequel on va pouvoir donner une valeur aux variables en question. Le résultat est l'obtention d'une valeur qui sera différente d'un formulaire à l'autre alors même que ces derniers utilisent le même workflow.

Barre latérale

La barre latérale offre plusieurs fonctionnalités :

• dupliquer : la duplication du workflow entraîne la création d'un workflow identique qui portera le titre du workflow d'origine avec en plus la mention « (copie) ».
• enregistrer une sauvegarde : Toutes les modifications sont enregistrées automatiquement dans l'historique du workflow. Mais on peut souhaiter donner une visibilité particulière à une version en la sauvegardant explicitement, elle sera alors mise en évidence dans l'historique.
• historique : accès aux différentes versions du workflow sauvegardées par ordre chronologique. Chaque version peut être restaurée en cliquant sur « Restaurer » et en choisissant « Écraser le contenu actuel ». À l'inverse, choisir « Restaurer en tant que nouveau » créera un nouveau workflow à partir de la version concernée.
• inspecteur : accès la vue d'inspection d'un workflow