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Les statuts de workflow

La progression d'une demande au sein d'un workflow se traduit par un cheminement d'un statut vers un autre, jusqu'à ce que la demande aboutisse à un statut final.

Les statuts marquent les étapes de progression d'une demande. Le changement de statut d'une demande est tributaire d'actions affectées à chaque statut par l'administrateur fonctionnel.

L'administrateur fonctionnel peut consulter les statuts existants au sein du workflow depuis la page d'accueil de ce dernier.

Création des statuts

L'ajout d'un statut au sein d'un workflow s'effectue depuis la barre latérale de la page d'accueil de ce workflow en cliquant sur « Nouveau statut »

  • Saisir le nom du statut à ajouter.

    • Le champ « Nom » est obligatoire.

    • Choisir un nom explicite compréhensible pour les gestionnaires, usagers et agents d'accueil qui auraient à prendre connaissance de l'état d'avancement, autrement dit du statut, d'une demande.

    • Quand le « Nom » du statut est « ajouté », le statut est créé.

  • Répéter cette opération autant de fois que de statuts sont nécessaires pour constituer un workflow.

L'ordre d'apparition des statuts sur la page d'accueil du workflow en cours de fabrication correspond à l'ordre d'enchaînement des statuts au sein de ce workflow. Cet ordre peut être modifié par « glisser-déposer ».

Propriété d'un statut

Une fois un statut créé, l'administrateur fonctionnel dispose de la possibilité de configurer un certain nombre de ses propriétés.

L'édition des propriétés d'un statut s'effectue depuis la barre latérale de la page d'édition de ce statut.

Le nom

Le nom du statut identifie le statut. Il permet d'indiquer l'étape du traitement dans lequel se trouve une demande au gestionnaire en charge de son traitement, à l'agent d'accueil qui aurait à renseigner l'usager sur l'état de progression de sa demande et à l'usager lui-même lorsqu'il consulte sa demande.

Le « nom d'un statut » doit donc être choisi afin de rendre immédiatement compréhensible la signification de ce statut, ceci pour l'agent ou pour l'usager et l'agent (cas des statuts visibles par l'usager, cf. infra)

Exemples de noms de statut :  « Demande reçue », « En attente de pièce complémentaire », « Demande refusé », « Validé », « Terminé ».

Le caractère final d'un statut

Par défaut, un statut a un caractère final s'il ne débouche sur aucun autre statut.

Ce « caractère final »peut être forcé sur un statut particulier même si d'autres statuts suivent celui-ci. Ceci peut être utile pour, par exemple, un statut « Demande clôturée » qui serait suivi d'un statut « Demande anonymisée » et éventuellement d'un dernier statut « Demande supprimée », dans ce cas « Demande clôturée »et « Demande anonymisée » seront de préférence cochés avec un « Caractère final ».

Impacts de la qualification « Caractère final »  sur un statut :

  • les demandes arrivant dans de tels statuts sont alors affichées, dans l'interface usagers, sous le titre « Demandes terminées » et non plus « Demandes en cours »,
  • les demandes dans des statuts « finaux » ne sont plus accessibles via la vue globale,
  • dans les statistiques consolidées, le filtre « Statut simplifié » permet d'isoler les demandes suivant ce critère i.e. « en cours » correspond à des demandes dans des statuts non tagués en tant que final et « terminé » à des demandes dans les statuts tagués en tant que final.

La visibilité d'un statut

Par défaut, tous les statuts qu'atteint une demande sont visibles par l'usager dans le journal de sa demande sur le portail citoyen.

Pour lui masquer un statut, il suffit de changer la visibilité de celui-ci en cliquant sur « Changer l'affichage du statut » et en cochant la case cochant la case « Cacher ce statut au demandeur ».

Les status cachés au demandeur apparaissent grisés dans la liste des statuts.

La couleur d'affichage d'un statut

Pour changer la couleur d'un statut, il faut cliquer sur « Changer l'affichage du statut », puis cliquer sur « ... » sous « Couleur dans le backoffice ».

Attribuer une couleur à un statut permet de discriminer les statuts entre eux visuellement, autrement dit de discriminer les demandes entre elles en fonction de leur état de progression, plus ou moins avancé.

C'est particulièrement utile aux gestionnaires qui travaillent à partir du Tableau de bord des demandes d'un formulaire ou depuis leur liste des tâches.

Pour aider les gestionnaires dans leur mission de traitement des demandes, l'administrateur fonctionnel doit penser le choix de couleur d'un statut en ayant en tête qu'elle est censée faciliter l'identification des statuts des demandes, un critère décisif pour le gestionnaire dans son choix d'une demande à instruire. En effet, parmi toutes les demandes à instruire, le gestionnaire doit évaluer lesquelles sont, d'un point de vue stratégique, les plus pertinentes. Parmi ses impératifs figure celui de traiter les demandes dans un temps le plus court possible.

Il est donc fortement conseillé de prévoir un code couleur plutôt que d'opter pour une couleur arbitrairement. Un code couleur permet en effet de distinguer entre eux les statuts selon une logique :

Attribuer une couleur froide ou une couleur chaude peut aider le gestionnaire à distinguer les demandes en début de traitement de celles qui approchent du terme de leur instruction.

Attribuer une même couleur à des statuts de noms différents mais qui ont tous un caractère final peut aider le gestionnaire à visualiser les demandes instruites.

Le texte d'information backoffice

Un éditeur de texte riche permet de rédiger une description de la finalité du statut.

Il est destiné au gestionnaire qui s'apprête à faire évoluer le statut d'une demande depuis la vue détaillée de cette demande en cliquant sur le bouton du statut que ce texte décrit.

Il est fortement conseillé d'accompagner chaque statut d'un texte d'information pour éviter les erreurs d'interprétation d'un statut.

Dernière mise à jour le 27 juillet 2018 00:11 — Éditer