Gérer un workflow
La page d'accueil d'un workflow offre une vue des propriétés, du contenu et de sa structuration.
Cette page est accessible à l'administrateur fonctionnel lorsqu'il clique sur le libellé d'un workflow depuis la liste des workflows.
Les caractéristiques du workflow
L'administrateur fonctionnel a la possibilité de doter le workflow de :
-
Statuts possibles : La progression d'une demande au sein d'un workflow se traduit par un cheminement d'un statut vers un autre, jusqu'à ce que la demande aboutisse à un statut final. La succession des statuts ajoutés à un workflow est listée verticalement dans cette section. L'ajout d'un statut depuis la barre latérale se traduit par son ajout dans la liste des « Statuts possibles ».
Les statuts qui ne sont pas visibles par le citoyens sont affichés « grisés » pour les distinguer des statuts visibles.
Le passage d'un statut à un autre est tributaire de la réalisation d'actions que l'administrateur fonctionnel doit affecter à chaque statut pour déterminer les conditions de progression d'une future demande.
En cliquant sur l'un des statuts, l'administrateur fonctionnel accède à la page d'édition d'un statut.
-
Fonctions dans ce workflow : pour chaque workflow, il existe une fonction par défaut : « Destinataire » qui désigne l'agent traitant. Mais il est possible d'en créer d'autres et l'on pourra alors attribuer les actions du workflow à ces fonctions. On retrouve lesdites fonctions sur les pages d'accueil de chaque formulaire rattaché au workflow. C'est sur chaque formulaire que l'on fera la liaison entre une fonction et un rôle.
-
Variables du workflow : il est possible d'utiliser des variables spécifiques au workflow. La variables créés ici vont engendrer l'apparition dans le bloc « workflow » de chaque formulaire relié à ce workflow d'un lien « Options » dans lequel on va pouvoir donner une valeur aux variables en question. Le résultat est l'otention d'une valeur qui sera différente d'un formulaire à l'autre alors même que ces derniers utilisent le même workflow.
Par exemple, on va créer une variable « délais de traitement » et sur la page d'accueil de chaque formulaire ensuite, on indiquera dans le bloc Workflow/Options, le délai de traitement du formulaire en question. Dans le workflow, on pourra utiliser cette variable, pour déclencher des alertes, des mails, etc.
La vue graphique du workflow
Publik offre à l'administrateur fonctionnel une vue graphique du workflow.
Formulaires associés au workflow
Un récapitualitif des formulaires associés au workflow est mis à disposition de l'administrateur fonctionnel dans cette section. Un clic sur un formulaire vous amène sur la page d'accueil du formulaire.
Barre latérale
La barre latérale offre plusieurs fonctionnalités :
- Supprimer (un workflow)
- Dupliquer (un workflow)
- Exporter (un workflow)
- Ajouter un « Nouveau statut »