Fonctions de workflow

Généralités

Par défaut, tous les workflows comportent deux fonctions :

• Usager : désigne la personne qui remplit le formulaire
• Destinataire : désigne la personne qui traite le formulaire

Pour en définir de nouvelles  (« Élu », « Chef de service », « Superviseur »), il suffit de cliquer sur « Fonctions » sur la page d'accueil du workflow et de choisir un libellé.

La nouvelle fonction peut alors être utilisée dans les actions du workflow.

Fonction et rôles

Tous les formulaires associés au workflow afficheront cette nouvelle fonction : on la verra apparaître sur la page de définition d'un formulaire à côté de «Rôle de Utilisateur» et « Destinataire ». C'est à cet endroit qu'il est possible d'associer initialement un rôle à la fonction nouvellement créée.

Le rôle associé à la fonction peut ensuite varier en cours de workflow grâce à l'action Liaison fonction/rôle

La fonction est dotée d'un accès en lecture à toutes les étapes du traitement. Si bien qu'une personne pourvue d'un rôle associé à une fonction quelconque, aura accès en lecture à la demande même s'il n'y a aucune action spécifiquement attribuée à la fonction.

Pourquoi attribuer une fonction plutôt qu'un rôle à une action ?

Les actions de workflow peuvent faire référence, indifféremment, à des rôles ou à des fonctions. Il est toujours préférable d'utiliser les secondes, c'est le gage d'une plus grande généricité, cela facilite l'utilisation d'un même workflow par plusieurs formulaires différents.

Pour prendre un exemple il est assez classique d'avoir un traitement où peut intervenir un agent traitant, un service technique, et occasionnellement une supervision (un « chef »); le workflow peut être commun aux demandes traitées par le service « voiries » d'un côté, le service « archives » de l'autre.

Dans le workflow, il peut y avoir des transitions qui sont « envoi au service technique », ou « arbitrage par la supervision », et celles-ci peuvent être associées aux fonctions (liées aux rôles adéquats dans les formulaires respectifs), plutôt qu'avoir en dur « service voiries » dans un premier workflow, puis dans un autre workflow  « service archives ».

Utiliser les fonctions plutôt que les rôles permet aussi, dans un même workflow, d'éviter la répétition de statuts et actions. Par exemple, en imaginant le territoire de la commune divisé entre différentes équipes pour les travaux, plutôt que de multiplier les statuts, « pris en charge par l'équipe A », « pris en charge par l'équipe B », etc., avec chaque fois les mêmes actions (courriel vers rôle A, courriel vers rôle B, commentaire par rôle A, commentaire par rôle B, etc.), on pourra utiliser l'action liaison fonction/rôle pour dire « voilà le job est pris en charge par l'équipe A, ou l'équipe B », et la suite du workflow ne comptera qu'une action courriel vers la fonction, une action commentaire, etc.