Agendas : événements et rendez-vous
La gestion d'agendas est utilisée pour gérer :
- la prise de rendez-vous ;
- l'inscription à des événements ;
- les agendas virtuels.
Le paramétrage des agendas est accessible depuis l'entrée de menu « Agendas », les réservations et leur gestion s'organisent via les formulaires et les workflows.
Il s'agit d'abord de créer le ou les agendas souhaités, en leur donnant un libellé et en précisant s'il s'agit d'un agenda pour des événements (par exemple « Stages d'été »), pour des rendez-vous (par exemple « Rencontre avec Madame la Maire ») ou encore d'un agenda virtuel (agrégeant plusieurs agendas rendez-vous), ainsi que les rôles d'édition et de visualisation de l'agenda.
Une fois qu'ils sont créés, les agendas (rendez-vous ou événements) deviennent disponibles comme sources de données utilisables dans les champs listes. Toutefois, il y a un temps de propagation (jusqu'à 1 heure) avant que ces sources de données apparaissent quand on configure un champ liste. Pour les voir sans délais, vous pouvez « forcer » cette propagation en allant dans l'écran des sources de données (via le bouton en haut de la page d'accueil des formulaires par exemple) et en cliquant sur « Actualiser les agendas ».
Permissions des agendas
Il est possible de configurer les rôles d'accès aux agendas de type Rendez-vous et Évènements. Il en existe trois :
- Rôle d’administration
- Rôle d’édition
- Rôle de visualisation
Les rôles d'administration et d'édition ont accès au paramétrage des agendas avec un niveau de permissions qui diffèrent.
Pour les agendas de type Rendez-vous :
| Permissions | Rôle d'édition | Rôle d'administration |
|---|---|---|
| Types de rendez-vous | ❌ | ✅ |
| Plages horaires | ✅ | ✅ |
| Ressources | ❌ | ✅ |
| Paramètres d'affichage | ❌ | ✅ |
| Prise de rendez-vous backoffice | ❌ | ✅ |
| Rappels de réservation | ✅ | ✅ |
| Délais de réservation | ✅ | ✅ |
| Permissions | ❌ | ✅ |
| Autres options accessibles depuis le menu kebab | ❌ | ✅ |
Pour les agendas de type Évènements :
| Permissions | Rôle d'édition | Rôle d'administration |
|---|---|---|
| Évènements | ✅ | ✅ |
| Exceptions aux récurrences | ✅ | ✅ |
| Paramètres d'affichage | ❌ | ✅ |
| Paramètres du pointage | ❌ | ✅ |
| Notifications d'administration | ✅ | ✅ |
| Rappels de réservation | ❌ | ✅ |
| Délais de réservation | ✅ | ✅ |
| Permissions | ❌ | ✅ |
| Autres options accessibles depuis le menu kebab | ❌ | ✅ |