Évènements

Pour configurer un agenda de type « évènements », il faut y ajouter les évènements adéquats, en précisant la date, l'heure et le nombre de places disponibles (champs obligatoires). Parmi les champs optionnels, le libellé sera utile pour permettre aux usagers de choisir entre « Multisport, du 4 au 8 juillet » ou « Natation, du 7 et 8 juillet » ; d'autres champs optionnels sont possibles : nombre de places possibles en liste d'attente, tarif, description...

Sur la page d'un agenda, un récapitulatif des évènements est repris, ainsi que le nombre de places déjà réservées.

Paramétrage de l'agenda

Lorsque l'agenda est créé, un certain nombre de paramètres sont exposés sur la page d'accueil et peuvent être changés en cliquant sur le bouton « configurer » en face du paramètre concerné.

Rappels

Des rappels peuvent être configurés au niveau de l'agenda, indépendamment de ce qui sera fabriqué dans le workflow. Ils sont désactivés par défaut.

Les rappels se font par courriel et/ou par SMS (si une plate-forme d'envoi de SMS est raccordée) et ils contiennent par défaut les informations de base telles que le lieu, la date et l’heure. Ce qui peut être configuré :

Le moment du rappel (1 à 3 jours avant)
Le canal ou les canaux utilisés (SMS et/ou courriel)
Un texte personnalisé qui vient s'ajouter au texte de base (attention à ne pas dépasser 160 caractères pour les SMS).

Pour que ces rappels soient effectifs, l'appel webservice de réservation dans le workflow, doit contenir les paramètres user_email et/ou user_phone_number contenant respectivement le courriel / le numéro de mobile de l'usager, ainsi que form_url contenant l'URL de la demande (typiquement {{ form_url }}).

Note : pour éviter les rappels inutiles, ceux-ci ne sont envoyés que pour les réservations effectuées depuis plus de 12 heures.

Permissions

La configuration des permissions permet d'associer à l'agenda :

un rôle de visualisation pour l'accès à la page récapitulative des évènements et aux écrans de pointage,
une rôle d'édition pour le paramétrage de l'agenda (gestion des évènements, périodes d'exclusion, rappels, délais de réservation...)

Délais de réservation

Par défaut, les agendas sont configurés pour permettre l'inscription au plus tard la veille de l'évènement et jusqu'à 56 jours ouvrés avant. Mais il est donc possible d'indiquer des valeurs différentes en fonction de vos besoins en définissant un nombre de jours minimal (borne incluse) et un nombre de jours maximal (borne exclue). Il faut entendre ces journées en termes calendaires (de 00h00 à 23h59).

Une option spécifique permet d'indiquer que le nombre de jours minimal est calculé en jour ouvrés (c'est toujours le cas s'agissant du nombre de jour maximal).

Un délai minimal réglé à 0 permet une inscription le jour même tant que l'évènement n'a pas commencé
Un délai minimal réglé à 1 permet une réservation jusqu'à 23h59 la veille de l'évènement.

Paramétrage d'un évènement

Chaque évènement de l'agenda peut être paramétré de façon indépendantes concernant :

Le libellé
La date et l'heure
La récurrence
La durée
Le nombre de place
Le nombre de place sur liste d'attente
Le moment de la publication
La description
Le tarif
l'URL

Exposer les évènements dans un formulaire

Les évènements peuvent être exposés dans un champ liste configuré pour utiliser une source de donnée.

Quelques minutes après la création d'un agenda évènements (ou après avoir cliqué sur « Actualiser les agendas dans l'écran des sources de données »), une source de donnée est disponible dans la liste des sources de données « Agendas ». Le champ présentera alors sous forme de liste déroulante le libellé des évènements.

À la place de la source de donnée disponible automatiquement, il est possible d'utiliser une URL JSON comme source de données du champ liste avec le paramètre min_places pour ne récupérer que les évènements qui ont suffisamment de places disponibles par rapport à un nombre de places souhaitées. Par exemple, si l'on a un champ « nombre de personnes » qui a pour identifiant nombre_personnes :

{{agendas_url}}api/agenda/SLUG-AGENDA/datetimes/?min_places={{form_var_nombre_personnes}}

Lorsque l'on paramètre l'agenda, on peut choisir d'afficher d'autres informations dans la liste, en allant dans l'onglet « Paramètres d'affichage » pour configurer le gabarit d'affichage. Les variables suivantes sont utilisables dans le gabarit :

{{ event.label }} : le libellé
{{ event.start_datetime }} : date et heure de début
{{ event.places }} : le nombre total de places
{{ event.remaining_places }} : le nombre de places restantes
{{ event.duration }} : la durée
{{ event.pricing }} : le tarif

Grâce au champ liste créé, il est également possible afficher dans un champs commentaire (ou d'utiliser ultérieurement dans le le workflow), des informations comparables. Si le champ liste a pour identifiant « event » :

Attention : Pour que les informations listées ci-dessous apparaissent correctement dans un champ commentaire lorsque l'évènement choisi dans le formulaire change, le nom de la variable du champ liste doit être indiqué dans le champ commentaire, {{ form_var_event_places_available }} seul par exemple ne sera pas mis à jour dynamiquement, il faudra mettre :

{% if form_var_event %}

{% endif %}

Le libellé : {{ form_var_event_label }}
La durée : {{ form_var_event_duration }}
Le nombre de place restantes : {{ form_var_event_places_available }}
L'info complet / pas complet : {{ form_var_event_places_full }}
Places disponibles sur liste d'attente : {{ form_var_event_places_waiting_list_available }}
La description : {{ form_var_event_description }}
Le tarif : {{ form_var_event_pricing }}
l'URL : {{ form_var_event_url }}

Lorsque l'usager aura choisi un évènement et validé le formulaire, il est nécessaire que le workflow soit correctement configuré pour enregistrer l'inscription dans l'agenda.

Évènements récurrents

Les agendas évènements peuvent accueillir des évènements récurrents, sorte d'hybridation entre les rendez-vous et les évènements. La récurrence se configure dans les options de l'évènement et offre la possibilité de définir des évènements répétés tous les jours, ou tous les jours ouvrés, ou toutes les semaines, ou toutes les deux semaines.

Il est possible de pointer un ou plusieurs jours de la semaine où les répétitions doivent avoir lieu. cela permettra de créer facilement, par exemple, un cours de yoga tous les lundis de 9h à 10h et tous les mercredis de 14h à 15h.

Sur la page de paramétrage de l'Agenda (et pas de l'évènement), il est possible de définir des exceptions pour les évènements récurrents, en cliquant sur « Ajouter une exception » sous « Exceptions aux récurrences » c'est particulièrement utile pour les jours fériés et les périodes de vacances.

Pointage

Pour indiquer l'absence ou la présence des personnes ayant posé une réservation pour un évènement, les agendas possèdent un écran spécifique accessible via un bouton dédié depuis la page d'accueil d'un évènement.

Cet écran affiche la liste des personnes ayant des réservations et permet d'indiquer, pour chacune d'elles, si la personne a finalement participé ou non. Il offre les fonctionnalité suivantes :

Possibilité d'appliquer, en un seul clic, un statut à toutes les personnes non encore renseignées (fonctionnalité « Marquer toutes les réservations non précisées »)
Sur la page de paramétrage de l'Agenda (et pas de l'évènement), il est possible de définir :
- Un gabarit qui permet de choisir la façon dont chaque réservation sera affichée dans le listing de pointage. On peut imaginer par exemple reprendre, sous le nom de l’usager, ses allergies alimentaires.
- Des filtres qui seront utilisés pour limiter l'affichage à telle ou telle catégorie de réservation. Il est en effet possible d'ajouter n'importe quel couple donnée/valeur dans l'appel webservice de réservation. La donnée pourra ensuite être utilisée pour configurer un filtre dans l'écran de pointage. Par exemple, si j'utilise regime: Végétarien et regime: Allergique dans l'appel de réservation, je pourrai indiquer regime comme filtre dans l'écran de paramétrage. Cela me permettra d'avoir dans l'écran de pointage un bouton radio pour chaque valeur associée à la donnée regime (Végétarien, Allergique, etc.). Ces boutons radio permettent de n'afficher que les réservations concernées.
- La possibilité de faire apparaître l'évènement comme « Pointé » une fois que toute les réservations ont été traitées
- Interdire les réservations sur les évènements déjà pointés
- Activer automatiquement le pointage pour tous les évènements créés dans l'agenda

Un bouton permet d'indiquer que le pointage a été effectué pour un évènement donné. L'évènement gagne alors dans le listing d’une étiquette permettant de savoir que le pointage des présences et absences a été effectué.

Documentation en ligne