Dématérialiser une démarche en 10 minutes
Le travail le plus long dans la mise en ligne d'une démarche concerne la définition et la création de son circuit de traitement (workflow). Mais lorsque ce circuit de traitement existe déjà (on le récupère depuis une démarche proche ou on utilise le workflow par défaut), on peut aller très vite.
En s'appuyant sur un workflow existant donc, l'administrateur fonctionnel « n'a plus qu'à » fabriquer un formulaire et à le publier pour que la nouvelle démarche soit opérationnelle.
Voici les étapes à suivre pour dématérialiser une démarche en 10 minutes à partir d'un workflow existant:
Étape 1: Créer le formulaire
En validant trois champs (titre, workflow, catégorie), le formulaire est créé.
Le formulaire nouvellement créé apparaît désormais au sein de la liste des formulaires, dans la catégorie qui lui aura été attribuée.
Depuis le détail du formulaire l'administrateur fonctionnel pourra définir le contenu du formulaire et le publier.
Si aucun workflow existant ne convient à la démarche à dématérialiser, Publik offre la possibilité de dematérialiser un workflow.
Étape 2 : Ajouter des champs
Une fois le formulaire dématérialisé crée, l'administrateur fonctionnel doit y ajouter les différents champs qui existent sur le formulaire papier. C'est l'occasion de vérifier qu'ils sont réellement indispensables et de supprimer ceux qui ne le sont pas : la dématérialisation doit être l'occasion d'une simplification.
Étape 3 : Paramétrer les champs
Une fois les champs ajoutés, l'administrateur fonctionnel dispose d'une variété de paramètres génériques pour personnaliser le comportement d'un champ de formulaire. Les champs peuvent en particulier être pré-remplis.
Étape 4 : Définir qui fait quoi
Dans le bloc « Workflow » du détail du formulaire, on positionne les rôles adéquats en face des fonctions « destinataires » (pour dire qui va traiter les demandes reçues) et « Rôle de l'utilisateur » (pour dire qui va pouvoir faire des demandes).
Étape 5 : Mettre en production
Il ne reste plus qu'à activer le formulaire pour le rendre accessible.
La publication d'une démarche s'effectue depuis la page détail du formulaire, en éditant la propriété « Option / Publication » et en décochant « Désactiver l'accès au formulaire ».
Avant de publier une démarche, il est fortement conseillé de la tester.