Le détail d'un formulaire

• Workflow : Permet de sélectionner, dans la liste des workflows existants, celui qu’intégrera le formulaire une fois saisi et validé.
• Options : si des variables sont définies dans le workflow lié au formulaire, leur valeur peut être saisie via cette entrée (qui n'est pas affichée si aucune « variable du workflow » n'est déclarée).
• Destinataire : Permet de sélectionner, dans la liste des rôles existants, celui des agents instructeurs (le rôle des personnes qui vont traiter la demande).
• Fonction(s) : Si des fonctions ont été définies dans le cadre du workflow associé au formulaire alors ces dernières apparaissent sous « Destinataire » avec le nom de fonction défini dans le workflow. L'association avec un rôle peut être réalisé pour chacune de ces fonctions.
• Rôle(s) du demandeur : Permet de réserver l'accès au formulaire à certains types d'usagers, en fonction du ou des rôle(s) dont ils auront été doté(s). L'accès peut être réservé aux usagers connectés ou aux détenteurs d'un rôle particulier. Si rien n'est spécifié, le formulaire sera en accès libre pour tous, connectés ou non. Il y a deux options supplémentaires :
  • N’autoriser qu’un seul formulaire par utilisateur (ne fonctionne que si le formulaire n'est pas en accès libre) ;
  • Afficher aux utilisateurs non-connectés (pour que les formulaires en accès restreint soient affichés à tous, même aux personnes à qui ils ne sont pas accessibles).
• Rôle(s) pour la saisie du backoffice : Permet aux agents d'accueil qui ont le rôle qui sera indiqué ici de remplir le formulaire à la place du citoyen.

Page de confirmation

Affiche une page récapitulative reprenant l'intégralité des informations saisies, avant la validation finale. Cette option est surtout utile lorsque le formulaire est long et comporte plusieurs pages

Saisie backoffice

Cette option n’apparaît que si un rôle est assigné pour la saisie backoffice. Elle permet aussi de configurer le contenu de la barre latérale en saisie backoffice.
Le champ « Association d'un usager lors de la saisie » offre trois options pour associer un usager à la demande en cours de saisie en backoffice :

• N'importe quel usager (optionel) : les agents pourront laisser le champ « Usager associé » vide ou choisir n’importe quel usager ;
• N'importe quel usager (obligatoire) : les agents devront obligatoirement renseigner le champ « Usager associé » ;
• Usager avec les rôles adéquats : les agents devront obligatoirement renseigner le champ « Usager associé ». Seuls les usagers qui disposent du rôle défini dans « Rôles du demandeur » remontent dans la liste des usagers.

Le «  Contenu de la barre latérale » permet de gérer l'affichage des éléments suivants :

• Informations générales : code de suivi de la demande
• Informations sur la saisie : canal par lequel arrive la demande saisie en backoffice (téléphone, courrier, ...)
• Usager associé : liste des usagers enregistrés
• Gabarit personnalisé : gabarit saisi dans Options > Gabarits, dans le champ "Bloc dans la barre latérale lors de la saisie"

Traitement

• Contenu de la barre latérale : pour permettre de préciser les informations qui apparaitront dans la barre latérale lors du traitement d’une demande; il est notamment proposé d’y inclure un bouton de téléchargement des fichiers : si plusieurs documents sont joints à la demande,  un bouton sera affiché permettant de télécharger tous les documents dans une archive.
• Ne pas afficher dans la vue par usager : par défaut tous les formulaires seront affichés dans la fiche d'un usager ; pour des formulaires particulièrement sensibles (formulaires de demande d'aide sociale, par exemple), le réglage « Ne pas afficher » empêchera qu'ils soient affichés dans cet écran.
• Avertir s'il existe des vieilles demandes non-anonymisées (nombre de jours) : par défaut, une alerte affichée sur la page d'accueil Studio se déclenche au bout de 365 jours.

Suivi de la demande

Brouillon

Un brouillon est une version temporaire d’une demande que l’usager commence à remplir, mais qu’il n’a pas finalisée. Il permet de reprendre plus tard la saisie.
L’usager peut retrouver son brouillon de deux manières :

• avec un code de suivi (si cette option est activée) ;
• automatiquement, s’il est connecté à son compte utilisateur lors de la création de la demande.

Les brouillons sont conservés entre 2 et 100 jours (la durée de vie des brouillons est paramétrable). Par défaut, ils sont supprimés après 100 jours.
Chaque utilisateur peut avoir entre 2 et 100 brouillons en cours (le nombre maximum de brouillon est paramétrable). Par défaut, la limite est fixée à 5 brouillons par utilisateur.

Code suivi

Le code de suivi est un code connu uniquement du demandeur (une sorte de mot de passe), qu'il peut utiliser pour retrouver sa demande même s'il n'a pas de compte. Il peut par ailleurs le donner à un agent d'accueil pour autoriser ce dernier à voir le contenu de sa demande. Le code de suivi permet d'accéder aussi bien à une demande finalisée en cours de traitement qu'à un brouillon, non encore validée, alors accessible uniquement par l'usager. Pour renforcer la sécurité de cet accès, il est possible de demander à l’usager la saisie de données présentes dans la demande.