Documentation en ligne

Le détail d'un formulaire

Le détail d'un formulaire offre une vue de ses propriétés, de son contenu et de sa structuration.

Le détail d'un formulaire est accessible à l'administrateur fonctionnel lorsqu'il clique sur le libellé d'un formulaire depuis la liste des formulaires.

Les propriétés d'un formulaire fixent les principes de fonctionnement de celui-ci. « Par qui ? », « Quand ? » et « Comment ? » un formulaire sera saisi et traité, constituent les éléments que l'administrateur fonctionnel a la possibilité de préciser.

Changer le titre ou l'URL d'un formulaire

Sur la page d'accueil du formulaire, le lien « Changer le titre » (en face du titre), permet d'éditer les deux paramètres :

  • Titre : permet de sépcifier un nouveau titre
  • Identifiant dans les URL : permet de changer l'URL. Les formulaires n'ayant encore aucune demande peuvent changer d'URL sans encombre. Pour les autres une alerte s'affiche, si vous ne mesurez pas les enjeux, ne le faites pas sur une démarche utilisée en production.

Informations

  • Description : Texte court, à l'attention des usagers et agents, qui contextualise le principe d'une démarche. La description d'un formulaire a pour vocation de préciser le principe de la démarche à laquelle il est associé aux usagers et aux agents. Ce texte doit être court, clair et informatif ; les options de mise en page doivent être utilisées avec parcimonie. La description apparaît sur le portail citoyen (front-office) automatiquement.

  • Mots-clés : Série de mots destinés à résumer les traits disctinctifs d'une démarche. Les mots-clés d'un formulaire ont pour vocation de relier sémantiquement les formulaires entre eux pour pouvoir filtrer ces derniers en fonction de ces mots-clés. Il faut séparer chaque mot-clé par une virgule.

  • Catégorie : Étiquette qui rassemble sous un même thème différents formulaires, aussi bien en back-office qu'en front-office.

Workflow

  • Workflow : Permet de sélectionner, dans la liste des workflows existants, celui qu'intègrera le formulaire une fois saisi et validé.

  • Destinataire : Permet de sélectionner, dans la liste des rôles existants, celui des agents instructeurs (le rôle des personnes qui vont traiter la demande).
  • Fonction(s) : Si des fonctions ont été définies dans le cadre du workflow associé au formulaire alors ces dernières apparaissent sous « Destinataire » avec le nom de fonction défini dans le workflow. L'association avec un rôle peut être réalisé pour chacune de ces fonctions.
  • Rôle(s) de l'utilisateur : Permet de réserver l'accès au formulaire à certain types d'usagers, en fonction du ou des rôle(s) dont ils auront été dotés. L'accès peut être réservé aux usagers connectés ou aux détenteurs d'un rôle particulier. Si rien n'est spécifié, le formulaire sera en accès libre pour tous, connectés ou non.

  • Rôle(s) pour la saisie du backoffice : Permet aux agents d'accueil qui ont le rôle qui sera indiqué ici de remplir le formulaire à la place du citoyen.

Options

  • Page de confirmation : Affiche une page récapitulative reprenant l'intégralité des informations saisies, avant la validation finale. Cette option est surtout utile lorsque le formulaire est long et comporte plusieurs pages.

  • Historique et statut : Permet de cacher toutes les étapes du traitement au demandeur. Cette option n'est plus utilisée depuis qu'il est possible de définir dans les workflows, étape par étape, si l'on souhaite les afficher au demandeur ou pas.

  • Limiter à un seul formulaire : Interdit à un usager de faire plusieurs demandes. C'est utile pour organiser des consultations pour lesquelles on ne souhaite pas qu'un même usager puisse répondre plusieurs fois.

  • Afficher aux utilisateurs non-connectés : cette option ne s'affiche que si vous avez choisi « Utilisateurs identifiés » ou un rôle spécifique en face de « Rôle(s) de l'utilisateur ». Par défaut, un formulaire réservé aux utilisateurs identifiés ne sera pas du tout visible en front-office pour les utilisateurs non connectés ; si vous souhaitez quand même que ces utilisateurs non connectés voient ce formulaire, il faut sélectionner« Oui », le formulaire leur apparaîtra alors, avec une cadenas associé.

  • Ne pas afficher dans la vue par usager : par défaut tous les formulaires seront affichés dans la fiche d'un usager ; pour des formulaires particulièrement sensibles (formulaires de demande d'aide sociale, par exemple), le réglage « Ne pas afficher » empêchera qu'ils soient affichés dans cet écran.

  • Code de suivi : Le code de suivi est un code connu uniquement du demandeur (une sorte de mot de passe), qu'il peut utiliser pour retrouver sa demande même s'il n'a pas de compte. Il peut par ailleurs le donner à un agent d'accueil pour autoriser ce dernier à voir le contenu de sa demande. Le code de suivi permet d'accéder aussi bien à une demande finalisée en cours detraitement qu'à un brouillon, non encore validée, alors accessible uniquement par l'usager.

  • Géolocalisation : cette option permet d'activer l'enregistrement de coordonnées géographiques, le « Libellé de géolocalisation » renseigné identifiera la colonne présentant cette information dans les listings de traitement des demandes. Si vous souhaitez positionner des demandes sur une carte, vous devez impérativement activer cette option puis utiliser l'action de geolocalisation dans le workflow associé.

  • Gabarit du résumé : cette option permet d'ajouter à une demande un court résumé qui sera repris, en back-office,  dans la vue globale des demandes (le contenu est intégré dans le premier champ du tableau) et dans la liste des demandes en cours d'un usager ; cela permet ainsi de reprendre, par exemple, le nom de l'enfant dans une démarche d'inscription ou l'adresse dans une demande de permis de construire... Le champ gabarit du résumé accepte les notation django du type : 

    Enfant inscrit : {{form_var_nom_enfant}}.
  • Publication : Cette option définit les modalités de publication du formulaire. Par défaut, après création ou import, le formulaire est désactivé. Pour rendre une démarche utilisable, il faut activer la publication de son formulaire en cochant la case prévue à cet effet et avoir prévu son affichage dans le portail citoyen.

    • Si désactivé, rediriger vers cette URL :  lorsque ce champ est renseigné, la démarche est affichée sur le portail citoyen mais en cliquant dessus, l'usager est rédirigé vers l'URL indiquée. C'est utile pour pointer une page expliquant par exemple pourquoi la démarche n'est pas encore accessible ou pour rediriger l'usager vers un service distinct de Publik (comme « service-public.fr »).

    • Période de publication : Les champs « Date de publication » et « Date d'expiration » permettent de définir une période de publication. La période de publication ne fonctionne que si l'accès au formulaire est actif, c'est à dire uniquement si « Désactiver l'accès au formulaire » est décoché. Par défaut, la publication commencera à 0h00 du jour choisi mais on peut aussi indiquer une heure sous cette forme : « 25/11/2018 08:00 ».

Le bloc Champs

Une prévisualisation du formulaire est offert dans la section « Champs ». Cliquer sur « Éditer » à côté de « « Champs » permet d'accéder à La page d'édition des champs d'un formulaire.

Pour une vue parfaitement réaliste de ce que l'usager verra en ligne lorsqu'il remplira son formulaire, il faut passer par le lien « Voir en ligne » (ou « Aperçu en ligne » si le formulaire est désactivé) dans la barre latérale.

Barre latérale

La barre latérale offre plusieurs fonctionnalités :

Dernière mise à jour le 7 mai 2019 08:32 — Éditer