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Envoyer un courriel

Généralités

Comme son nom l'indique, l'action « Courriel » a pour effet d'envoyer d'un courriel.

Afin de ne pas avoir à réécrire fréquemment les mêmes courriels, il est fortement conseillé de fabriquer des modèles, par exemple un modèle d'accusé de réception ou d'accusé d'enregistrement. En cliquant sur « Modèle de courriel » en haut de la page d'accueil des workflows, il est possible de fabriquer et de stocker ces messages types, pour les rendre utilisables dans l'action d’envoi de courriel, par un simple clic. Il est possible de dupliquer les modèles de courriel pour commencer un nouveau modèle en se basant sur un modèle existant.

Édition

Les étapes d'édition de l'action « Courriel » sont les suivantes :

  1. Pointer, au sein de la liste déroulante une fonction destinée à recevoir le message. Un envoi multi-destinataires est possible en cliquant sur « Ajouter un rôle » ;
  2. Saisir le « Sujet » du courriel, qui peut comporter des variables selon la syntaxe des templates ;
  3. Saisir le « Corps » du courriel. Le corps de l'email, en texte brut, peut comporter des variables et des conditions d'affichage décrites dans la syntaxe des templates ;
  4. Il est possible d'optimiser la mise en forme du message

L'envoi à une adresse spécifique est également possible après choix « Autre : » situé à la fin de la liste du choix du destinataire. Il est possible d'indiquer directement une adresse, ou d'utiliser un template (par exemple {{form_var_destinataire}}).

Il est possible de mettre plusieurs destinataires dans « Autre : » en séparant les adresses courriels par une virgule.

Envoi d'un courriel à l'usager demandeur

Lorsque l'action est paramétrée pour envoyer un courriel à l'usager, c'est-à-dire au demandeur de la démarche, l'adresse de destination utilisée est :

  • soit le courriel saisi dans le formulaire, dans le premier champ « courriel » avec pré-remplissage depuis le champ utilisateur courriel ;
  • soit le courriel renseigné dans le profil du compte si le champ n'est pas renseigné.

Il est donc important de prévoir un champ « courriel » avec pré-remplissage pour les formulaires pouvant être complétés sans compte usager.

D'une façon générale, il est préférable de toujours afficher un tel champ « courriel » dans les formulaires afin de signaler au demandeur qu'il sera informé de la suite du traitement de sa demande au travers de cette adresse. Il pourra, à ce moment de la saisie, corriger cette adresse le cas échéant.

Joindre un fichier

Tous les fichiers utilisés dans le formulaire ou le workflow peuvent être joints à un courriels.

  • Action de courriel/ Onglet « Avancé »/ Champ « 

Le gabarit utilisable dans cette zone diffère en fonction de l'endroit d'où provient le fichier à joindre (en prenant l'exemple d'un fichier dont l'identifiant est « fichier ») :

  • Fichier du formulaire : {{ form_var_FICHIER }}
  • Fichier d'un formulaire de workflow : {{ form_workflow_form_FORMULAIRE_var_FICHIER }}
  • Fichier provenant d'une action « Fichier joint » ou « Création de document » : {{ form_attachments_FICHIER }}. Attention, le fichier doit impérativement être joint à l'historique de la demande (c'est une option des actions concernées) pour que cela fonctionne.
Lorsqu'elles existent, les données de traitement de type fichier apparaissent dans une liste déroulante sous la mention «  Fichiers attachés »

Mettre des « boutons d'action » dans un courriel

Il est possible d'insérer, dans un courriel envoyé, des boutons d'action, c'est-à-dire des boutons qui apparaîtront dans le corps du message et permettront au lecteur de réaliser une action en cliquant dessus. Pour insérer, par exemple, un bouton « Valider », on mettra dans le modèle du courriel :

{% action_button "terminer" label="Valider" delay=7 message="Votre validation a bien été prise en compte" done_message="Merci de votre participation" %}

Dans cet exemple, « terminer » désigne l'identifiant d'une action de saut manuel (il faut donc mettre un identifiant sur cette action au préalable) pointant vers le statut Terminer.

« delay » est facultatif et indique une durée de validité en jour. Si ce paramètre n'est pas présent, le bouton expire après trois jours.

« message » est facultatif et indique le message qui sera affiché à l'utilisateur après le clic sur le bouton message=...), et sur la page de confirmation de l'action (paramètre done_message=...)

« done_message » est facultatif et indique le message qui sera affiché à l'utilisateur sur la page de confirmation de l'action

Même si vous déclarez plusieurs boutons sur la même ligne, ceux-ci seront affichés l'un en-dessous de l'autre. Il n'est pas possible de les afficher côte à côte.

Optimiser la mise en forme du message

Le message est saisi sous forme de texte brut. Il sera transformé en format HTML. Il est également possible d'utiliser le langage ReStructuredText pour améliorer la mise en forme.

Saut de ligne

Pour forcer le saut de ligne, il suffit de laisser une ligne vide entre deux parties de texte. Vous obtenez alors 2 paragraphes distincts, séparés par une ligne vide.

Si vous souhaitez avoir un retour à la ligne sans ligne vide, utilisez le symbole | (avec une ligne vide au-dessus et en dessous du paragraphe concerné) :

| ce texte
| apparaîtra sur plusieurs lignes
| même s'il n'y a pas de lignes vides pour marquer le retour à la ligne.

Gras et italique

Mettre un texte entre 2 asterisques le rendra en italique, entre 4 asterisques le rendra en gras.

*italique* => italique

**gras** => gras

Titres

Il faut souligner le texte d'un titre pour le mettre en forme.

titre de niveau 1
=================

titre de niveau 2
-----------------

Hyperliens

Les url seront automatiquement traduites en liens, comme http://www.test.fr

Pour donner un libellé autre qu'une URL à un lien, il faut utiliser la syntaxe suivante (en oubliant pas le caractère underscore à la fin) :

Ceci est un `lien vers le site d'Entr'ouvert <https://www.entrouvert.com/>`_.

qui donnera :

Ceci est un lien vers le site d'Entr'ouvert.

Listes

Le schéma suivant :

* une liste
 - sous liste item 1
  + sous sous liste
  + sous sous liste 2
  + sous sous liste 3
 - sous liste item 2
* ensuite
 - autre sous liste 
* enfin

donnera

  • une liste
    • sous liste item 1
      • sous sous liste
      • sous sous liste 2
      • sous sous liste 3
    • sous liste item 2
  • ensuite
    • autre sous liste
  • enfin

Il est également possible d'utiliser une liste numérotée :

1. premièrement...
2. deuxièmement...
3. troisièmement...

Pour les listes ou les titres, il doit y avoir un saut de ligne au-dessus et en dessous du texte concerné pour que la mise en forme soit effective.

Dernière mise à jour le 9 août 2022 11:31 — Éditer