Les statuts de workflow
La progression d'une demande au sein d'un workflow se traduit par un cheminement d'un statut vers un autre, jusqu'à ce que la demande aboutisse à un statut final.
Les statuts marquent les étapes de progression d'une demande. Le changement de statut d'une demande est tributaire d'actions affectées à chaque statut par l'administrateur fonctionnel.
L'administrateur fonctionnel peut consulter les statuts existants au sein du workflow depuis la page d'accueil de ce dernier.
Création des statuts
L'ajout d'un statut au sein d'un workflow s'effectue depuis la page d'accueil de ce workflow en cliquant sur « Nouveau statut » en haut de la liste des statuts.
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Saisir le nom du statut à ajouter.
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Le champ « Nom » est obligatoire.
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Choisir un nom explicite compréhensible pour les gestionnaires, usagers et agents d'accueil qui auraient à prendre connaissance de l'état d'avancement, autrement dit du statut, d'une demande.
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Quand le « Nom » du statut est « ajouté », le statut est créé.
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- Répéter cette opération autant de fois que de statuts sont nécessaires pour constituer un workflow.
L'ordre d'apparition des statuts sur la page d'accueil du workflow en cours de fabrication correspond à l'ordre d'enchaînement des statuts au sein de ce workflow. Cet ordre peut être modifié par « glisser-déposer ».
Propriété d'un statut
Une fois un statut créé, l'administrateur fonctionnel dispose de la possibilité de configurer un certain nombre de ses propriétés.
L'édition des propriétés d'un statut s'effectue depuis la barre latérale de la page d'édition de ce statut.
Le nom
Le nom du statut identifie le statut. Il permet d'indiquer l'étape du traitement dans lequel se trouve une demande au gestionnaire en charge de son traitement, à l'agent d'accueil qui aurait à renseigner l'usager sur l'état de progression de sa demande et à l'usager lui-même lorsqu'il consulte sa demande.
Le « nom d'un statut » doit donc être choisi afin de rendre immédiatement compréhensible la signification de ce statut, ceci pour l'agent ou pour l'usager et l'agent (cas des statuts visibles par l'usager, cf. infra)
Exemples de noms de statut : « Demande reçue », « En attente de pièce complémentaire », « Demande refusé », « Validé », « Terminé ».
Le caractère final d'un statut
Par défaut, un statut a un caractère final s'il ne débouche sur aucun autre statut. Mais ce caractère final peut aussi être forcé sur un statut particulier même si d'autres statuts le suivent.
Imaginons un statut « Demande clôturée » suivi d'un statut « Demande supprimée ». Il sera utile de donner un caractère final au statut « Demande clôturée » pour que les demandes qui s'y trouvent ne soient pas considérées comme devant être traitées.
En effet dans les listings de traitement, les demandes qui se trouvent dans un statut final n'apparaissent plus dans « Demandes en cours » mais dans « Demandes terminées ».La visibilité d'un statut
Par défaut, tous les statuts qu'atteint une demande sont visibles dans l'historique de la demande, sur le portail citoyen ou sur le portail agent.
Il est toutefois possible de masquer un statut à l'usager (« Affiché uniquement en backoffice ») ou à tout le monde (« Jamais affiché »), c'est utile pour des statuts technique répétés plusieurs fois et dont on ne souhaite pas qu'ils puissent allonger indûment l'historique de la demande.
Pour masquer un statut, il suffit de cliquer sur « Options » depuis la page du statut et de sélectionner le mode d'affichage souhaité.
La couleur d'affichage d'un statut
Pour changer la couleur d'un statut, il faut cliquer sur « Changer l'affichage du statut », puis cliquer sur « ... » sous « Couleur dans le backoffice ».
Attribuer une couleur à un statut permet de discriminer les statuts entre eux visuellement, autrement dit de discriminer les demandes entre elles en fonction de leur état de progression, plus ou moins avancé.
C'est particulièrement utile aux gestionnaires qui travaillent à partir du Tableau de bord des demandes d'un formulaire ou depuis leur liste des tâches.
Pour aider les gestionnaires dans leur mission de traitement des demandes, l'administrateur fonctionnel doit penser le choix de couleur d'un statut en ayant en tête qu'elle est censée faciliter l'identification des statuts des demandes, un critère décisif pour le gestionnaire dans son choix d'une demande à instruire. En effet, parmi toutes les demandes à instruire, le gestionnaire doit évaluer lesquelles sont, d'un point de vue stratégique, les plus pertinentes. Parmi ses impératifs figure celui de traiter les demandes dans un temps le plus court possible.
Il est donc fortement conseillé de prévoir un code couleur plutôt que d'opter pour une couleur arbitrairement. Un code couleur permet en effet de distinguer entre eux les statuts selon une logique :
Attribuer une couleur froide ou une couleur chaude peut aider le gestionnaire à distinguer les demandes en début de traitement de celles qui approchent du terme de leur instruction.
Attribuer une même couleur à des statuts de noms différents mais qui ont tous un caractère final peut aider le gestionnaire à visualiser les demandes instruites.
Le texte d'information backoffice
Un éditeur de texte riche permet de rédiger une description de la finalité du statut.
Il est destiné au gestionnaire qui s'apprête à faire évoluer le statut d'une demande depuis la vue détaillée de cette demande en cliquant sur le bouton du statut que ce texte décrit.
Il est fortement conseillé d'accompagner chaque statut d'un texte d'information pour éviter les erreurs d'interprétation d'un statut.